Sectores
Seis personas, cuarenta voluntarios. Datos de los que responde.
Aquí cada quien hace tres trabajos. A nadie le tocó el de cuidar la lista de donantes.
Gratis · Noventa minutos · El informe es suyo de todas formas
Las preguntas que ahora le hacen
Alguien va a preguntar dónde está la lista.
Un financiador, un auditor, alguien de la junta directiva. Cómo se ve una oficina pequeña cuando la respuesta cabe en una página.
Ejemplo: una laptop con lista donantes 2023, lista donantes FINAL, lista donantes FINAL v3 —tres versiones · nadie sabe cuál es— y una flecha hacia abajo hasta «Una sola lista de donantes», que guarda nombres · direcciones · donaciones, guardada, copiada y abierta solo a quien la necesita. Fuera de la laptop.
La lista de donantes sale de la laptop
Los nombres, las direcciones y el historial de donaciones viven en un solo lugar, guardado y con copias, y no en una máquina que se va a casa el viernes.
Ejemplo de una lista de accesos titulada «Quién abre la lista de donantes», con las columnas persona y fin del acceso: Director ejecutivo, sin vencimiento; Contador, sin vencimiento; Voluntario de campaña, 12 jun; Pasante, verano 2024, quitado. El pasante de 2024 aparece tachado. Termina la misma semana que la campaña.
Una página: quién puede abrirla
La lista que pide alguien de la junta directiva o un auditor, con la fecha de fin de cada voluntario ya puesta.
Ejemplo de una solicitud de subvención, Sección 4 · Capacidad institucional, pregunta 4.3: «¿Cómo protege la información personal que tiene?» Adjunto obligatorio está marcado y el adjunto es «Dónde está la información · 1 pág.». Escrito una vez, mantenido al día.
La pregunta de la subvención, ya respondida
Los financiadores ya preguntan cómo protege lo que guarda. Escribimos su respuesta una vez, en palabras claras, y la mantenemos cierta.
Ejemplo de inicio de sesión: se acepta una contraseña y luego «Ingrese el código», con seis casillas que se van llenando.
Una contraseña robada no alcanza
Un segundo paso protege la lista de donantes para todos, no solo para quien dirige.
Ejemplo de dibujo: dos copias en la oficina, una tercera fuera de alcance y una flecha que la trae de regreso.
Copias que se pueden restaurar
Más de una, y una de ellas fuera del edificio, donde un incendio o un robo no la alcanzan.
Ejemplo de una gráfica para la junta titulada «Donaciones por mes», seis meses, una fuente.
Cifras para la junta, de un solo lugar
Las donaciones por mes, de la misma fuente siempre, en lugar de dos noches sacando cuentas.
Ejemplo de calendario: 27, 28, 29, 30, 31 de diciembre, con el 31 marcado y bajo vigilancia.
La semana que no puede fallar
Los días entre las fiestas son los días en que su página de donaciones no puede estar caída. Esos son los que vigilamos más de cerca.
La Ley de Protección de Información Personal de Maryland les pide procedimientos de seguridad razonables a las organizaciones que guardan el nombre y los datos de un residente de Maryland —las organizaciones sin fines de lucro incluidas— y pide lo mismo por escrito de quien reciba esa lista. La mayor parte de las oficinas pequeñas que visitamos nunca ha escrito los suyos. Los escribimos con usted, dejamos en su lugar lo más sencillo y los mantenemos ciertos mientras la gente entra y sale. Cumplir con ella sigue siendo suyo.
Noventa minutos en su oficina. El informe es suyo de todas formas.
También construimos
No solo lo mantenemos funcionando. También lo construimos.
Sitios web, portales para clientes, páginas de citas y herramientas pequeñas que le quitan trabajo a alguien — diseñados y construidos para organizaciones sin fines de lucro por las mismas personas que cuidan sus sistemas.
Una sola empresa, un solo número. Nadie le dice «eso es cosa de la empresa web, no nuestra».
Una página para donar, lo mensual primero
El botón mensual va junto al de una sola vez, del mismo tamaño, y sin crear una cuenta.
Un acceso para los donantes
El historial, los recibos del año pasado y la tarjeta vencida que arregla el donante, no usted.
Turnos de voluntarios con fecha de fin
La gente toma un turno, recibe un recordatorio y pierde el acceso cuando termina la temporada.
Los plazos de cada subvención
Cada informe, renovación y visita en una pantalla, semanas antes de que el financiador pregunte.
Tráigalo a los mismos noventa minutos. Le diremos si vale la pena construirlo antes de cotizarlo.
Una organización así funciona con gente que se queda hasta tarde. Quien dirige hace la nómina un domingo. Un voluntario todavía tiene la contraseña de todo.
Lo que falla rara vez es dramático. La lista de donantes en una sola laptop. Una sesión compartida entre cuatro. Un pasante de verano que aún recibe el correo.
90 min
en su oficina, sin costo
Gratis
y el informe es suyo de todas formas
9–9
todos los días, incluido el domingo
Si nos contrata
Así es la transición.
01Primeras semanas
Miramos y escuchamos
Lo que tiene hoy sigue hasta que lo nuevo esté probado.
02Trabajo callado
Lo dejamos bien
Puertas abiertas cerradas, copias de seguridad en orden, molestias pequeñas resueltas. Casi todo fuera de horario.
03Después
Un solo número
Su gente nota una sola cosa: cambia el número al que llaman.
Noventa minutos en su oficina. El informe es suyo de todas formas.
De qué nos encargamos
Lo que le quitamos de encima.
El mismo trabajo constante por debajo, apuntado a su semana.
La lista de donantes sale de la laptop
Nombres, direcciones e historial de donaciones quedan en un lugar guardado y copiado, no en un equipo que se va a casa.
Los voluntarios entran, y salen
Quien ayuda una temporada recibe lo que esa temporada necesita, y lo pierde esa misma semana.
Preparar la junta ya no roba fines de semana
Las cifras salen de un solo lugar en el que todos coinciden, en vez de dos días de cuadrarlas.
Una contraseña robada no basta
Un segundo paso protege el archivo de donantes para todos, no solo para quien dirige.
Copias que sí se pueden restaurar
Guardamos más de una, y una queda donde no llegan ni un incendio ni un robo.
La pregunta que hacen los financiadores
Dejamos por escrito cómo cuida lo que guarda, una vez, en palabras claras, y lo mantenemos al día.
Otros negocios que atendemos
Empiece con la Revisión. Noventa minutos.
Empiece con una revisión: noventa minutos en su oficina, un informe escrito días después y, a menudo, la respuesta honesta es que necesita menos de lo que le dijeron.
Casi la mitad de los informes dicen que usted está bien. Si es su caso, se lo decimos y nos vamos.