Puede esperar con casi todo el software nuevo

En un almuerzo esta primavera alguien le dijo que su empresa se había quedado atrás. Hubo una demostración, de verdad impresionaba, y usted volvió a la oficina preguntándose qué sabe todo el mundo que usted no sabe.

En la mayoría de las oficinas donde entramos, la respuesta honesta sobre el software nuevo que tanto se anuncia — el que escribe y resume — es “todavía no”, y no “nunca”. Por lo general hay una tarea pequeña que vale la pena delegar ya, tres problemas más aburridos delante de ella, y una pregunta que quien se lo vende preferiría que usted no hiciera.

La tarea que por lo general vale la pena delegar

Piense en lo que alguien de su oficina hace cada jueves por la mañana. Su contadora entra a cuatro lugares distintos, saca los mismos números de cada uno y le escribe el mismo correo que lleva seis años escribiendo. Siempre igual, semana tras semana.

Esa tarea vale la pena probarla. Lo que salga es corto, una persona lo lee antes de que llegue a ningún lado, y un número mal puesto salta a la vista apenas ella lo mira. Recupera su jueves por la mañana y sigue revisando. Las tareas por las que conviene empezar se parecen todas a esa:

• Alguien las hace en una fecha fija, no cuando llama un cliente.
• Podría explicarle la tarea completa a alguien nuevo en una sola frase.
• Alguien de la oficina lee el resultado antes de que lo vea alguien de afuera.
• Cuando sale mal, quien lo lee se da cuenta, y todavía no ha salido nada de la oficina.

Dónde todavía no vale la pena

El trabajo que usted esperaba delegar suele ser el que peor regresa. Una tarea que hace una vez por trimestre toma más tiempo explicarla que hacerla. Todo lo que depende del criterio — si este cliente le está contando todo — sigue siendo suyo, igual que las reglas bajo las que trabaja su profesión.

Cuidado con los errores que no parecen errores. Un párrafo limpio y seguro de sí mismo, con una sola fecha equivocada, pasa sin problema por delante de alguien cansado a las cuatro de la tarde; uno enredado nunca pasaría. Si nadie tiene tiempo de revisar bien, usted no se ahorró una hora: la cambió de lugar y perdió la revisión.

Y la mayoría de las oficinas donde entramos tienen tres problemas más aburridos por delante de este. Alguien que ya no trabaja ahí y todavía puede leer el correo. Copias de seguridad que nadie ha restaurado nunca. El cuarto del fondo donde se cae la señal. Nada de eso mejora mientras usted evalúa algo ingenioso.

¿Adónde va el expediente mientras ocurre la parte ingeniosa?

Esta es la pregunta que casi nadie hace. Cuando su asistente legal pega tres páginas de la carta de un cliente en la casilla, ese texto sale de su oficina. Pregunte adónde llega, quién del otro lado puede leerlo, cuánto tiempo lo guardan y si lo usan para mejorar la herramienta que usan todos los demás.

Pregúntele a quien se lo vende, no a quien se lo instala, y pregunte por escrito. Las respuestas que usted quiere son sencillas: se queda en la cuenta de su empresa, no lo guardan después del trabajo, no le enseña nada al sistema, y alguien pone su nombre debajo de eso. Pregunte también qué pasa con todo eso el día en que usted deje de pagar.

Si nadie puede contestar eso en una frase, esa es su respuesta por ahora. Vuelva a preguntar el año que viene. La mayoría de las empresas no pierde nada por esperar, y si prefiere que alguien lo mire — esto y las tres cosas aburridas — la Revisión dura noventa minutos en su oficina, y el informe escrito es suyo de todas formas.