Qué le pide en realidad la Regla de Salvaguardias a un concesionario
Una hoja en el paquete de un prestamista pregunta si su concesionario cumple, y nadie en el edificio está seguro. Casi todo lo que la regla pide ya está funcionando. Lo que suele faltar es el programa escrito, un segundo paso en los portales de los prestamistas y una página al año.
Por lo general llega de un prestamista. En algún lugar del paquete hay una hoja que pregunta si su concesionario tiene un programa escrito de seguridad de la información y quién es el responsable, y para el martes por la tarde esa hoja está sobre la mesa, debajo de dos expedientes de venta.
La respuesta corta: si su concesionario gestiona financiamiento o arrendamiento, la Comisión Federal de Comercio lo considera una institución financiera. La Regla de Salvaguardias pide entonces un programa escrito, una persona responsable con nombre, una lista corta de controles y un informe una vez al año. Y la mayoría de esos controles usted ya los tiene funcionando.
La información del cliente es lo que va en el expediente de la venta
No el vehículo: la persona. La solicitud de crédito, la copia de la licencia de conducir, los talones de pago que alguien trajo un sábado, los últimos cuatro dígitos de una cuenta. Si usted lo pidió para poder financiar a alguien, la regla está hablando de eso.
El papel también cuenta. Un expediente en el archivero detrás de la mesa guarda la misma información que el archivo en el disco de la oficina, y la regla los trata igual. Lo mismo vale para lo que se recoge en el área de servicio al abrir la orden de reparación, y para lo que queda en el correo de quien lleva el financiamiento.
Casi todo eso ya está funcionando
Más de lo que los dueños esperan. Cada quien inicia sesión con su propio nombre, porque la mesa de ventas tiene que saber quién consultó cuál reporte de crédito. El archivo se cierra con llave. Los expedientes viejos se trituran en vez de tirarse, y una vez al año alguien sienta a su gente a hablar del mensaje que parece casi legítimo.
Así que lo que falta rara vez es la seguridad. Es ponerlo por escrito, y luego cuatro cosas concretas que aparecen en casi todos los concesionarios donde entramos:
- El documento mismo: un programa que describa lo que su concesionario hace hoy, actualizado, con un nombre en la portada.
- Un segundo paso al iniciar sesión en los portales de los prestamistas y en el sistema de ventas, no solo en el correo, que es donde casi todos se detuvieron.
- Cifrar lo que está guardado, no solo lo que se envía. El disco de la oficina administrativa y su copia suelen ser lo que nadie alcanzó a cubrir.
- Un plan escrito para la mañana en que algo salga mal, y un informe escrito al año para quien dirige el concesionario.
El documento es la parte que la gente hace mal, casi siempre comprándolo. Cómprelo en un sitio web y habrá descrito el concesionario de otro, cuando lo que la regla pide es una descripción fiel de lo que usted hace hoy. Doce páginas honestas valen más que sesenta prestadas.
De esa lista, el segundo paso es lo que más veces encontramos sin hacer. Alguien lo activó para el correo el año en que todos lo hicieron, y nadie volvió por los portales de los prestamistas, que es justo donde usted guarda las solicitudes de crédito.
Con lo que sale de su edificio usted probablemente está bien; de esa parte suele encargarse alguien más. Lo que se queda quieto es la otra mitad: el disco de la oficina administrativa y la copia que sale cada noche. Pregúntele a quien los puso cuál de los dos está cubierto, y pregúntelo por escrito.
El informe es una página al año, de la persona responsable a quien dirige el concesionario: el dueño, el socio principal, una junta directiva si la hay. Casi nadie lo escribe. Un concesionario con información de menos de cinco mil clientes queda exento de cuatro requisitos, este entre ellos; pero cuente a todos los que ha financiado alguna vez, no los del año pasado.
Las tres primeras cosas
Primero, ponga por escrito el nombre de la persona responsable, con la fecha al lado. No tiene que ser alguien técnico: en la mayoría de los concesionarios es el gerente general, junto con quien se ocupa de los sistemas. Luego, siéntese con todos los que entran a un portal de prestamista y actíveles a todos el segundo paso.
Y por último, anote cada lugar donde vive la información de los clientes: el disco, el archivero detrás de la mesa, la tableta del área de servicio, la copia que sale de la oficina. Esa hoja es el comienzo del programa. La mayoría de los concesionarios está mejor de lo que el dueño teme. La Revisión dura noventa minutos en su oficina, y el informe escrito es suyo de todas formas.