Una copia de seguridad sin probar no es una copia
Casi todas las empresas que revisamos tienen copias de sus archivos. Muchas menos han restaurado alguna. De esa distancia salen las malas semanas.
Pregúntele a un dueño si tiene copias de seguridad de sus archivos y la respuesta es casi siempre que sí. Pregunte cuándo fue la última vez que alguien restauró una, y la sala se queda callada. Esa pausa es el hallazgo de verdad, y la oímos en la mayoría de las revisiones que hacemos.
Una copia que nunca ha restaurado es una promesa, no un plan. Puede que le falte la única carpeta que importa. Puede que haya dejado de correr en marzo sin avisar. Puede que tarde once días en volver, lo cual está bien para un álbum de fotos y es ruinoso para una empresa con clientes esperando.
Qué comprobamos en realidad
Durante la Revisión hacemos cuatro preguntas sencillas, y pedimos las respuestas en horas y no en adjetivos:
- ¿Cuántas copias existen, y hay una en un lugar al que un viernes malo no llegue?
- ¿Cuándo fue la última vez que alguien sacó un archivo de una y lo abrió?
- Si todo cayera al mismo tiempo, ¿cuántas horas hasta que la gente vuelva a trabajar?
- ¿Cuánto trabajo se perdería: una hora, o un día?
Pocos dueños pueden contestar las dos últimas. No es descuido. Nadie les vendió nunca un número: les vendieron un servicio y los dejaron suponer el resto.
El arreglo no tiene nada de vistoso
Ponemos las copias donde deben estar, dejamos una fuera de alcance y después restauramos algo con regularidad y anotamos cuánto tardó. Esa es toda la práctica. Es aburrida, toma una tarde por trimestre, y convierte una esperanza en un número que usted puede decirle en voz alta a su aseguradora.
Si quiere saber su propio número, esa es una de las cuatro cosas que miramos en la Revisión. El informe es suyo de todas formas.