Puede cambiar la empresa que cuida su tecnología sin pasar un mal mes

Lleva teniendo la misma conversación consigo mismo desde febrero, más o menos. No pasó nada dramático: una pregunta que tardó cuatro días en volver, una respuesta que nadie supo darle dos veces, una factura que creció sin que nadie la conversara. Todavía no ha dicho nada, porque lo que le preocupa no es la decisión. Es el mes de después.

Quitemos primero la preocupación de en medio: todo es suyo. Sus contraseñas, sus archivos, sus cuentas, su dominio; nada de eso pasó a ser de ellos por estar bajo su cuidado. Y cuando una entrega sale mal, casi nunca es por enojo. Son dos semanas de respuestas lentas y un registro con el nombre equivocado.

Qué le deben, y cómo pedirlo

La mayoría de los dueños se imagina la entrega como una caja de contraseñas que cruza un escritorio. Es más ancha que eso, y las partes que usted nunca ha mirado son las que toman semanas. Pídalo todo en un solo mensaje escrito, con una fecha en la que le gustaría tenerlo:

• Cada inicio de sesión que usted paga, y cuál de ellos abre a los demás.
• La cuenta principal de su correo y de sus archivos: la que puede agregar y quitar personas.
• Dónde están guardadas las copias de seguridad de sus archivos, y cómo alguien ajeno a esa empresa recupera una.
• El registro de su dominio — la dirección de su sitio — y en la cuenta de quién está.
• Todo lo que paga mes a mes, con la fecha de renovación al lado de cada cosa.
• Todo lo que alguien haya anotado sobre cómo está armada su oficina, y los teléfonos de los proveedores que hay detrás.

Una línea de esa lista decide casi todo lo demás. El registro de su dominio y la cuenta principal de su correo deben llevar el nombre de su empresa y una dirección de su empresa. Donde figure el nombre de otro, todo lo demás toma más tiempo.

Ese registro es público y cualquiera puede consultarlo en un minuto. Pida que lo haga la empresa que está considerando, antes de que usted avise nada. Dos respuestas, ninguna conversación, y ya sabrá si esto es una entrega de dos semanas o de dos meses.

No apague lo viejo el día en que empieza lo nuevo

Después de una decisión así, el instinto es cortar limpio: último día del mes, termina un arreglo y el lunes empieza el otro. Esa es la versión que produce el mal mes. Avise por escrito, con la lista adjunta, y deje el arreglo viejo en pie hasta que el nuevo esté probado.

Probado quiere decir algo concreto. Un lunes por la mañana con todos adentro. Un cierre de mes. Alguien que a las siete y diez no puede entrar, y una persona que contestó. Un archivo sacado de las copias de seguridad y abierto por la empresa nueva, sin nadie de la vieja en la llamada.

Nada de esto tiene que ser frío. El condado de Frederick es lo bastante chico como para que usted se cruce con esa gente en un desayuno en octubre, y ellos lo saben. Al final, pida una nota escrita corta que diga qué se movió y en qué fecha. Casi todos la escriben, y a casi todos les sigue interesando que usted los recomiende.

Las preguntas antes de firmar con la siguiente

Pregúntele a quien está por contratar cómo se ve el día en que usted se vaya de ellos. Una empresa que conteste eso con claridad en el primer mes, cuando todavía quiere el trabajo, le dice más que su propuesta.

Cuatro respuestas van en el contrato y no en un correo amable. El nombre de su empresa en el registro de su dominio y en las cuentas principales. Las contraseñas entregadas cuando usted las pida, en cualquier momento y no solo al final. Sus archivos devueltos en un formato que otro pueda leer. Y un plazo de aviso que usted pudiera cumplir en su temporada alta.

Pregunte también si se cobra algo por la entrega misma, y que quede por escrito y no de palabra. A nadie le molesta la pregunta en el primer mes. El mes en que usted se va es mal momento para descubrir que del tema nunca se habló.

La mayoría de las entregas que vemos son aburridas, que es como debe ser: dos empresas, una lista, unas semanas de traslape y un lunes que nadie recuerda. Si prefiere saber qué tiene en realidad antes de decirle nada a nadie, la Revisión dura noventa minutos en su oficina, y el informe escrito es suyo de todas formas.