Lista
Cinco señales de que su empresa ya superó su sistema.
Nada de esto necesita un técnico. Todas son cosas que usted puede averiguar en su propia oficina esta tarde, y dos de ellas juntas suelen ser la respuesta.
Escrito para empresas de cinco a cincuenta personas en el condado de Frederick y los de alrededor — sobre todo despachos de abogados, contadores y consultas médicas y dentales.
Una sola persona es la razón de que funcione
Hay alguien — un asistente legal, la persona que lleva la oficina, un socio que se da maña — que sabe dónde está cada cosa y qué hay que reiniciar. Nada está escrito, porque nunca ha hecho falta. Es la más común y la más fácil de pasar por alto, porque desde adentro no parece un problema. Parece tener buena gente.
Cómo comprobarlo
Pregúntese qué pasa si esa persona falta tres semanas. Si la respuesta honesta incluye llamarla por teléfono, ya la encontró.
No puede contestar el cuestionario sin hacer tres llamadas
El abogado interno de un cliente grande le adjunta un cuestionario de seguridad al contrato. Su asegurador le manda otro en la renovación. Pregunta quién tiene acceso a qué, cuánto tiempo guarda los expedientes y si las copias están en otro lado. Si contestarlo significa preguntar por ahí y adivinar en dos casillas, el problema es la adivinanza, no el formulario.
Cómo comprobarlo
Busque el último que llenó. Si no lo encuentra, o si hoy lo contestaría distinto, nunca fue un documento. Fue una tarde.
Nadie ha restaurado nunca una copia
Casi todas las empresas a las que entramos tienen copias de seguridad. Muchas menos han restaurado alguna. Una copia sin probar no es una copia: es una creencia sobre una copia — y la mañana en que se entera es la mañana en que la necesitaba. Lo que suele fallar no es la copia. Es que copiaba lo que no era, o que nadie sabe la contraseña de la máquina que la lee.
Cómo comprobarlo
Pida un archivo de hace tres meses — uno concreto, por nombre. Cronometre cuánto tarda en llegar. Si nadie puede, ya tiene la respuesta.
Quien se fue todavía tiene llaves
Alguien se fue en primavera. Le cerraron el correo. Su acceso al sistema de la consulta, el portal que usa el contador, la cuenta que paga los teléfonos — eso suele sobrevivir, porque cerrarlo es trabajo de alguien y no es trabajo de nadie. La otra versión es el usuario compartido de recepción: cómodo, y significa que usted no puede decir quién abrió qué expediente, que es justo lo que le preguntan cuando algo sale mal.
Cómo comprobarlo
Haga la lista de todos los que se fueron en los últimos dos años. Para cada uno, nombre todos los sistemas que podía abrir. Si tarda más de un minuto, esa lista no existe.
Siempre se rompe en la peor mañana
No es mala suerte. La mañana más ocupada es cuando todo está al límite, cuando todos entran a la vez y cuando no hay holgura para absorber un problema de cinco minutos. Un sistema con espacio falla en silencio un miércoles por la tarde. Un sistema que ya quedó chico espera al lunes de la presentación, o a la primera cita, o a la última semana del trimestre.
Cómo comprobarlo
Piense en las últimas tres cosas que salieron mal. Anote el día y qué estaba pasando. Si se agrupan, es capacidad, no casualidad.
Qué hacer con esto
Ninguna por sí sola significa gran cosa. Dos juntas suelen significar que el sistema se armó para una empresa más chica que la que usted lleva hoy — que es un buen problema, y que tiene arreglo. Nada de esto es urgente salvo que la tercera sea cierta, y entonces es lo único que importa esta semana.
¿Quiere que alguien revise las otras cuarenta cosas?
La Revisión son noventa minutos en su oficina, sin costo, y un informe escrito unos días después que es suyo haga lo que haga con él. Casi la mitad dicen que la empresa está bien.
O primero diez minutos por teléfono
Casi la mitad de los informes dicen que usted está bien. Si es su caso, se lo decimos y nos vamos.